Para tener un proceso ordenado es indispensable que selecciones una persona que se haga cargo de transmitir las preguntas y consultas que necesitan ser resueltas. También será la misma persona a la cual nos dirigimos en caso de que necesitemos algún dato desconocido.
Con esto nos referimos a reunir los datos necesarios para elaborar las respuestas e interacciones del chatbot. Identifica las preguntas frecuentes, piensa en la mejor respuesta y organiza la información.
Elige 20 preguntas que recibas de tus clientes todos los días. Si no llegas a esa cantidad, no te preocupes. Con el tiempo podrás ir expandiendo el conocimiento de tu bot.
Organiza la fuente de información en la planilla de hoja de cálculo que te proporcionamos aquí.👇
Planilla de ejemploUna vez que tengas las preguntas o consultas frecuentes tienes que dividirlas en distintos grupos según su temática. Coloca un nombre a cada grupo. Ese nombre es lo que nosotros llamamos “etiqueta”. Esto sirve para organizar la información y referenciar las respuestas. Las etiquetas te ayudarán a organizar la información temáticamente.
a estas preguntas o consultas en la hoja de cálculo. A continuación desarrollaremos específicamente este tema para brindarte algunas sugerencias a tener en cuenta.
Aquí tienes algunos consejos claves para crear el contenido de las respuestas e interacciones de tu chatbot.
Piensa en una persona que trabaja en atención al cliente, piensa su edad, género, personalidad, cómo habla y cualquier otro dato, como por ejemplo si usa lenguaje formal y manteniendo distancia o si es pícaro y usa lenguaje informal. Con esto en mente, crea las respuestas como si esa persona las estuviera respondiendo.
Evita respuestas que comiencen con “Sí” o “No”, pueden sonar raro si la consulta no fue interrogativa. Si las respuestas son demasiado complejas o contienen lenguaje técnico puede pasar que los clientes no las comprendan. No omitas información relevante, siempre sé claro y conciso. Recomendamos dividir en diferentes temas las respuestas extensas.
Recuerda siempre un saludo de bienvenida, uno de despedida y un agradecimiento. Es fundamental para ofrecer una experiencia humanizada y natural. También ten en cuenta las respuestas evasivas, son las que se utilizan cuando el cliente ingresa una pregunta desconocida.
Esto es molesto para el cliente, piensa que vivimos en la era de la inmediatez y quién se comunica está esperando satisfacer su necesidad lo antes posible.
Como verás no necesitas ser especialista en sistemas o programación. Con algunos conocimientos básicos en tecnología y en servicio al cliente es suficiente. Lo demás lo resolvemos por tí. Si aún tienes dudas o preguntas con respecto al tema puedes comunicarte por cualquiera de nuestros canales de comunicación, tener un chatbot nunca fue tan fácil.